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Interrogation FCDDV / FAQ
Questions
Accéder à la rédaction d'une demande d'interrogation du Fichier.
Précisions concernant la saisie des données.
Consulter le résultat de la recherche.
Consulter le compte-rendu.
Pièces à adresser obligatoirement au Fichier Central.
- Quel demandeur suis-je ?
- A quoi vont servir mes « Informations personnelles » ?
- Mes informations personnelles resteront-elles confidentielles ?
- J'ai déjà interrogé le Fichier Central. Suis-je « référencé » ou dois-je re-saisir mes informations personnelles?
Précisions concernant la saisie des données.
- Je connais bien le défunt. Puis-je rédiger ma demande avant de détenir l'acte de décès ?
- L'acte de décès est erroné, dois-je le corriger ?
- Je n'ai pas assez de place pour saisir les dates !
- Je ne connais pas certains éléments puis-je laisser des blancs ?
- Il (elle) n'avait pas de prénom, pourtant on me demande de le saisir. Que dois-je faire ?
- Faut-il remplir tout l'état civil du conjoint ?
- Je ne connais pas le lieu de naissance, puis-je laisser un blanc ?
- Comment savoir où le défunt a déposé ses dispositions, si c'est ailleurs qu'en France?
- Pour consulter plusieurs Fichiers, dois-je effectuer plusieurs demandes ?
- Si j'interroge plusieurs fichiers vais-je recevoir plusieurs réponses ?
- Je veux interroger le fichier à propos d'un couple. Puis-je le faire en une seule demande ?
Consulter le résultat de la recherche.
- Quand pourrai-je consulter la réponse à mon interrogation ?
- Où pourrai-je consulter la réponse à mon interrogation ?
- Est ce bien le certificat que j'attends ?
- Comment interpréter ce qui est écrit dessus ?
- S'il apparaît l'inscription d'un acte, quelles informations me seront délivrées par le Fichier Central ?
- Puis-je connaître le contenu de l'acte dont vous me signalez l'existence ?
Consulter le compte-rendu.
Pièces à adresser obligatoirement au Fichier Central.
Réponses
Accéder à la rédaction d'une demande d'interrogation du Fichier.
Précisions concernant la saisie des données.
Consulter le résultat de la recherche.
Consulter le compte-rendu.
Pièces à adresser obligatoirement au Fichier Central.
- Quel demandeur suis-je ?
• « Référencé » concerne les clients possédant un numéro d'immatriculation permanent et ayant signé une convention avec l'Association pour le Développement du Service Notarial (ADSN).
• « Demandeur libre » concerne les demandeurs occasionnels.
• « Administration/consulat/ambassade non référencés » concerne les représentants de ces institutions.
- A quoi vont servir mes « Informations personnelles » ?
Elles vous permettent de créer votre fiche client. Toute erreur dans la rédaction de votre fiche, rendra impossible la suite de la procédure. - Mes informations personnelles resteront-elles confidentielles ?
Oui. Elles sont réservées à l'usage interne du Fichier des Testaments. Elles sont conservées un an avant d'être détruites. - J'ai déjà interrogé le Fichier Central. Suis-je « référencé » ou dois-je re-saisir mes informations personnelles?
Le numéro qui vous a été attribué précédemment est un numéro de dossier et non pas un numéro d'immatriculation permanent. Vous restez donc un « demandeur libre ».
Précisions concernant la saisie des données.
- Je connais bien le défunt. Puis-je rédiger ma demande avant de détenir l'acte de décès ?
Non. Vous devez transcrire scrupuleusement les données telles qu'elles apparaissent sur l'acte de décès. - L'acte de décès est erroné, dois-je le corriger ?
Non. Prenez contact avec la mairie qui l'a établi, puis, lorsqu'un exemplaire corrigé sera disponible, réitérez votre demande. - Je n'ai pas assez de place pour saisir les dates !
Les dates de naissance et de décès doivent être saisies d'un seul tenant, sans aucun espace, ni point, ni tiret. - Je ne connais pas certains éléments puis-je laisser des blancs ?
Non. Tous les champs doivent être renseignés, c'est le sens de l'astérisque qui les précède. - Il (elle) n'avait pas de prénom, pourtant on me demande de le saisir. Que dois-je faire ?
En ce cas (et celui là seulement) il est admis que vous saisissiez « inconnu » en lieu et place du prénom. - Faut-il remplir tout l'état civil du conjoint ?
Non. Seul le patronyme est indispensable, sans jamais mentionner veuf(ve), marié(e) ni divorcé(e). - Je ne connais pas le lieu de naissance, puis-je laisser un blanc ?
Non.
• Si ce renseignement n'apparaît pas sur l'acte de décès prenez le sur une autre pièce officielle (acte de naissance, de mariage, de naturalisation, etc) dont vous joindrez une transcription ORIGINALE à l'acte de décès.
• Si ce renseignement n'apparaît nulle part (orphelin ou réfugié de guerre par exemple) veuillez saisir « inconnu ».
• Si le défunt était issu de l'assistance publique, notez en toutes lettres «pupille de l'assistance publique» dans le lieu de naissance et « 00 » dans le département.
- Comment savoir où le défunt a déposé ses dispositions, si c'est ailleurs qu'en France?
Certains registres européens pourront être bientôt interrogés. Aujourd'hui, seul le Fichier belge est accessible. - Pour consulter plusieurs Fichiers, dois-je effectuer plusieurs demandes ?
Non. Une sélection multiple pourra être faite en maintenant enfoncée la touche « Ctrl » tandis que vous sélectionnez les registres voulus. - Si j'interroge plusieurs fichiers vais-je recevoir plusieurs réponses ?
Non. Tous les résultats seront communiqués dans le même envoi qui contiendra plusieurs folios. - Je veux interroger le fichier à propos d'un couple. Puis-je le faire en une seule demande ?
Non. Il n'est pas possible de faire de demande globale. Chaque défunt doit faire l'objet d'une demande individuelle. Veillez bien à effectuer vos demandes dans l'ordre des décès (la première interrogation doit correspondre au défunt décédé en premier).
Consulter le résultat de la recherche.
- Quand pourrai-je consulter la réponse à mon interrogation ?
Après réception des pièces et justificatifs acheminés par courrier, un délai de cinq jours en moyenne est nécessaire pour le traitement de votre interrogation. - Où pourrai-je consulter la réponse à mon interrogation ?
Dés sa conclusion, la réponse parviendra par courrier électronique dans votre messagerie. Le compte-rendu original de la recherche vous parviendra par courrier postal sous vingt jours (excepté pour les clients ayant signé une convention avec l'ADSN) - Est ce bien le certificat que j'attends ?
Dés sa conclusion, la réponse parviendra par courrier électronique dans votre messagerie. Le compte-rendu original de la recherche vous parviendra par courrier postal sous vingt jours (excepté pour les clients ayant signé une convention avec l'ADSN) - Comment interpréter ce qui est écrit dessus ?
• Le numéro précédé la mention « Etude » et le numéro à treize chiffres sont des références qui devront être rappelées dans toute correspondance relative à cette interrogation.
• La réponse comporte l'état civil complet du défunt qui doit être impérativement contrôlé avec le plus grand soin.
• La mention « Aucune inscription au fichier central en date du ../../.. », indique qu'aucune inscription n'a été enregistrée au Fichier Central sous cet état civil.
• La mention « Le Fichier Central a enregistré les dispositions suivantes » indique les dates et les études détentrices de dispositions émises par le défunt.
• La mention « Le Fichier Central a été interrogé par » vous informe si une étude notariale, un généalogiste ou une administration a effectué la même interrogation que vous.
- S'il apparaît l'inscription d'un acte, quelles informations me seront délivrées par le Fichier Central ?
La date de celui-ci ou de son dépôt en l'étude et les coordonnées de cette étude Notariale. - Puis-je connaître le contenu de l'acte dont vous me signalez l'existence ?
Non. L'objectif de notre fichier étant de fournir une liste d'adresses afin que les intéressés puissent se mettre en relation, toute information complémentaire est à collecter auprès du notaire détenteur de l'acte. Il est en effet le seul en position de vous apporter satisfaction dans le cadre de l'application des procédures notariales.
Consulter le compte-rendu.
- Le compte-rendu comporte des erreurs, comment le faire corriger ?
Il faut renvoyer au Fichier Central le compte rendu d'interrogation original et un courrier précisant la correction à apporter. Un nouveau compte rendu rectifié sera adressé par courrier au demandeur.
Pièces à adresser obligatoirement au Fichier Central.
- Pourquoi dois-je fournir un extrait original de l'acte décès ?
L'article 2 de la convention de Bâle vous impose de produire un document justifiant du décès. Afin de décourager l'usage de pièces contrefaites ou falsifiées et de préserver ainsi la confidentialité des informations détenues par le Fichier Central, ne seront acceptées que les transcriptions originales ou une copies visées par un officier public (officier d'état civil, notaire ou gendarme). - Je n'ai pas d'acte de décès original, par quoi puis-je le remplacer ?
Les actes de décès sont librement communicables par la commune du lieu de décès à toute personne en faisant la demande. A défaut de fournir l'original de cet acte, vous pouvez adresser au FCDDV :
• Une copie visée par une personne assermentée (notaire, gendarme, officier d'état civil),
• Ou un original d'acte de naissance avec mention marginale du décès,
• Ou un original de jugement déclaratif d'absence.